电子文件归档与管理规范-法搜-中国法律信息搜索网

　　9.2.1　文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
　　9.2.2　检验项目如下：
　　--载体有无划痕，是否清洁；
　　--有无病毒；
　　--核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
　　--核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
　　--对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
　　检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。
　　9.2.3　档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
　　9.3 移交手续
　　档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
　　9.4　保管要求
　　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
　　a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
　　b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
　　c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
　　d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
　　归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
　　9.5　有效性保证
　　9.5.1　归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工件，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
　　9.5.2　对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
　　9.5.3　对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
　　9.5.4　档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）。
　　9.6 迁移
　　随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）。