３、对使用完毕的各种乘车证，各单位要严格执行回收制度。填发人在使用人交回旧证时，应将“乘车证用毕缴销单”（乘车证申请书下联）返给使用人，以此证明旧证已交回；对丢失已做罚款处理的则在缴销单位上注明。
第十二章 乘车证的管理
第三十二条 乘车证管理的分工
一、劳动工资部门：负责统一组织贯彻、实施《铁路乘车证管理办法》及有关规定；负责审核乘车证的请领；对乘车证审批、填发、使用及日常管理进行监督检查，办理违章惩处事项；负责审核工人供养直系亲属。
二、各级办公室：负责乘车证的请领、保管、分发、填发、回收、统计分析和其他日常管理工作，协助劳资、客运、财务等部门办理有关惩处事项。
三、客运部门；负责乘车证使用过程中的查验，办理持用乘车证人员的乘车事项；有权查扣各种违章乘车证及有关的证件、证明， 按规定处理各种违章乘车事项，并按章补收票价和罚款。
四、财务（收入）部门：负责财务监督，处理违章乘车和丢失乘车证的财务事项。收入稽查人员有权查扣各种违章乘车证及有关证件、证明，处理违章事项。
五、人事部门：负责提供符合规定乘坐软席条件人员名册（附样十二），负责审核干部供养直系亲属条件，办理干部违章行政责任事项。
第三十三条 乘车证的填发批准权限
一、全年定期、临时定期乘车证，通勤、定期通勤、通学乘车证，全年定期就医、购粮乘车证，各种软席乘车证，限铁路分局、工程处、设计院总队、部属公司所属工厂、部属院校一级及以上单位审核填发。机械保温车乘务员使用的全年定期乘车证，由单位领导、分局劳资部门审核同意后，报铁路局核发。
二、硬席、探亲乘车证限有人事任免权的单位批准填发；职工医疗转院所用乘车证，应由医院征得职工所在单位领导同意后负责填发，陪护人员使用乘车证由职工所在单位根据医院出具的证明填发。
三、分居的职工家属居住在铁路沿线的（包括工程、工厂和外局职工的家属）就医、购粮乘车证，可由职工所在单位委托家属居住地车站代发（家属就医、购粮乘车证委托书见附样十三），被委托单位不得借故拒绝。
四、便乘证限有担当乘务区段的机务段、列车段的乘务（运转）室根据担当车次及需要便乘情况安排填发。
五、上述有审批填发权限的单位，不得随意下放其审批填发权限。
第三十四条 乘车证管理人员的职责
一、各有批准填发乘车证权限的单位，必须指定有关领导干部负责乘车证工作。审批人员必须熟悉乘车证的规章制度，按章审批，严格把关。同时对填发人员要严格要求，并支持他们的工作，要组织单位劳资、办公室、财务等部门搞好协作，健全管理措施，实行定期工作汇报制度。
二、有乘车证填发权限的单位，可根据其业务量设专职或兼职人员。填发人员的名单均应报上一级主管部门备案。乘车证填发人员必须熟练掌握有关规章制度及相关知识，严格按章办事，具有一定的管理能力。
三、填发人员要保持相对稳定，因工作原因离岗位时应由单位领导指定代理人担负其工作，临时性脱岗要办理临时交接手续。确实需要更换人员时必须办理正式交接手续，对所管票据、各种台帐及乘车证发出、库存数，均应清理并履行文字手续，填写乘车证填发人员交接手续单（附样十四），交、接人签章后，由主管领导审核。
四、新任乘车证填发人员，必须经过岗前培训，并按任职标准和考核条件考核合格后，方可正式上岗。
第三十五条 乘车证的请领、分发
一、空白乘车证的请领和审批，实行定期管理办法。部根据各系统的不同需要，对部属单位和总公司所属局、院、厂定额发放空白乘车证。
二、请领乘车证时须填写空白乘车证请领单（附样十五）一式三份，甲页存查，乙、丙页报送上级分发单位请领；分发单位核发时，应将发行的乘车证符号、号码、数量等要求的内容详细填入请领单，审核盖章后，乙页存查登记，丙页连同票证发给请领单位。
各单位对领回的乘车证，应于五日内收点完毕。点收中若发现缺册、缺号、重号、印刷不清、错误和张数不符等情况，应在请领单甲页记入实收数量并编造点收录一式二份，一份备查，一份连同不符票证的甲页请领单一并退寄分发单位。
第三十六条 乘车证的递送、交接、保管及销毁
一、乘车证的请领、分发、递送、交接及保管，必须按有价票据办理。
二、乘车携带整批乘车证的人员必须采取防范措施，列车工作人员要搞好协助工作。
三、各种乘车证必须妥善保管，不得损坏、丢失，存放地点必须保证安全，并要经常检查，定期清点。凡由于个人责任造成丢失的，要追究有关人员的责任。单位乘车证失窃非属个人责任的，应按丢失罚款规定及票面折算经济损失，由单位承担，并将罚款交财务收入部门。
四、用毕回收的各种乘车证，要按规定整理造册，交回上一级分发单位，由处以上单位审查核对无误，保管二年后，注册销毁，并制成记录备查；销毁时应由该单位领导和劳资部门有关人员监销。
