①案卷材料能准确反映各项业务活动的真实内容。按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，做到收集齐全完整，问题单一，年代不混，便于保管和利用。
②凡归档的文件材料，必须将原稿（定稿）与正本一起归档，一般归档一份，重要的或使用频繁的应酌加副本。
③归档案卷应符合档案工作的各项规定和要求，审查手续完备。书写、制成材料优良，符合标准；格式统一，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢的铅笔、圆珠笔等书写工具。
④归档的声像材料，应用文字在其背面或标签上标明摄像、照片、录音的对象、时间、地点、中心内容，主要参加者及摄录、制作者。
第十三条 案卷的装订
凡能够装订的案卷均应装订，不能装订的也应具有相应的装具。案卷在装订前，须去掉文件上的金属物，并逐页检查文件。凡未留装订线的应补贴加边，残破文件应修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件材料应另用大纸粘贴，使卷内文件材料大小整齐，装订后的案卷其卷内文件应无倒置、脱漏、压字等现象。
第十四条 案卷的移交归档
各部门应在当年的上半年内，将本部门上一年度形成的案卷向档案部门移交。移交时，由立卷人填写“档案移交清单”一式两份，经档案工作人员核对无误后，交接双方在移交清单上签字，各执一份存查。为方便工作，当年形成的会计帐薄、凭证，自本年度终了起，由会计部门自行保管一年后向档案部门移交。
科技档案材料，研究周期不超过２年的，在其任务结束后一次归档，超过２年的按阶段归档，并于项目结束或取得阶段成果后２个月内向档案部门移交。
基建工程项目，应在工程全部竣工后３个月内将其全部科技文件材料整理立卷归档。大型仪器设备开箱前一个星期，有关部门应通知档案部门，准备验收归档。
第四章 档案的管理
第十五条 一个单位在其工作活动中形成的不同门类和载体的档案为一个全宗，一个全宗不能肢解、分散，不同全宗不能混淆、合并。一个单位的档案必须按全宗实行集中统一管理。
第十六条 各单位档案部门要抓好规范化、标准化工作。除做好立卷的规范化、标准化工作外，应严格按照有关档案分类的规定，对所接收的档案进行分类、编目，为逐步实现档案的现代化管理奠定基础。
第十七条 档案部门对所接收的档案，经过检查发现不符合归档要求的，须进行必要的加工、整理，以提高案卷质量。
第十八条 档案的修改与补充
１．对已归档的档案要修改时，应由立卷人提出书面申请，经单位主管领导批准后，及时到档案部门修改，未经批准，严禁修改已归档的任何档案。
２．档案部门对补充归档的文件材料应及时整理。文件材料不多时，可归入相关的案卷内，并填写案卷目录。文件材料较多的，可单独组卷、编目。对因某些原因积存下来的零散文件，档案部门应及时进行分类、立卷、编目等全过程的工作。
第十九条 档案应有专用库房保管。档案库房门窗要坚固。库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每２至３年应对库存档案进行一次全面核对检查，写出书面总结，发现问题及时处理，对破损的档案，须及时修复。
第二十条 各单位档案部门对所接收的档案，应根据档案保管期限表的规定，同时根据档案的历史、现实和科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，定期组织有关人员对档案进行价值鉴定。
１．对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案，由档案部门提出建议，并会同有关人员共同鉴定，报请本单位主管领导批准后实施。
２．需销毁的档案，应编制销毁清册，一式两份，一份报请本单位主管领导审查，批准后存档，一份报上级主管部门备案，档案的销毁工作由档案部门负责执行。销毁时应指派两人监销，监销人应在销毁清册上签字。
３．档案部门在部分档案销毁后应及时调整柜架，并在相应的检索工具中注明。
第二十一条 档案的统计
１．各单位档案部门应按年进行档案的数量、鉴定情况、利用交流情况、档案干部、库房状况的统计，并将统计结果汇总报送上级主管部门。
２．档案部门应根据统计结果进行统计分析，写出统计工作报告，评价各项工作效能，找出存在问题，提出改进措施、建议，报送本单位主管领导。
第二十二条 机构变化、单位撤销、合并、改组时，应妥善保管档案，经请示上一级档案主管机关后再作处理。任何单位和个人不准随意分散或带走。
第五章 档案的开发利用
第二十三条 档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作。
１．各单位应设立档案阅览室，为利用者查找和阅览档案创造条件。
２．档案管理人员应指导利用者正确使用各种检索工具，认真回答利用者提出的问题。
３．定期编制《档案目录》，在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。也可根据需要编制档案著录卡片或专题卡片。
４．充分发挥档案的法律凭证作用，为正确处理本单位工作中的各种权益问题提供事实根据。
５．档案部门应积极创造条件，开展档案的编研工作。如编写组织机构沿革，大事记，基础数字汇编，档案文摘，科研成果汇编，论文汇编等为利用者服务。
６．注意收集、记录利用档案后取得的经济、社会效益，并将实例汇集成册，印发宣传。
７．严格执行国家的保密制度，在搞好利用工作的同时，还应注意切实保护本单位及其工作人员的知识产权。
