货运记录编制一式三份，一份交收货人，一份编制港留存，一份转责任单位。如事故责任涉及几个单位时，可按需增加抄本。
第四十条 港航内部记录是承运人内部记载事故原始情况的记录，对外不发生效力，不提供给收货人。遇有下列情况之一时，港口应在事故发生或发现的当时会同船舶编制港航内部记录：货物灭失、损坏、污染、腐坏、变质，件数溢缺，单、货分离，单、货不符，标志脱落、不清，包装破损，整修包装以及证明交接责任的有关事项等。
港航内部记录编制一式四份：进口，编制单位留存一份，交船舶一份，转港口主管货运部门两份，其中一份寄起运港；出口，编制单位留存一份，交船舶两份，其中一份带交到达港，转港口主管货运部门一份。
第四十一条 普通记录是记载承运人向托运人提供证明事项的记录，但不涉及承托运之间的责任。
遇有下列情况之一时编制普通记录：
１．货主码头自行装船或卸船造成的货损、货差事故；
２．发货人附在运输票据上的单证丢失；
３．封舱（箱）运输的货物，舱（箱）封完好，内货不符、短少或残损；
４．托运人派员押运的货物，发生非承运人责任的事故；
５．其他与货物的数量、质量无关的情况，收货人要求证明。
普通记录编制一式两份，编制单位留存一份，交收货人一份。
第四十二条 编制记录应遵守下列规定：
１．必须在交接或交付货物的当时编制，任何一方不得拒编，也不得事后再要求补编（有特定者除外）；
２．记录内各栏必须逐项填写清楚， 如有更改， 应由交接双方经办人员在更改处签章；
３．不得判明责任；
４．一张运单有数种品名时，应分别记明情况；
５．内容必须填写真实，不得凭想象或估计，不得用揣测、笼统词句，情况要记录得详细、准确、具体。
第十章 事故处理
第四十三条 港口受理赔偿要求时，应审查：
１．赔偿要求的时效；
２．赔偿要求人的要求权利；
３．应附的单证。
经审查不合规定的赔偿要求，应向要求人说明理由，退回文件。受理的案件应开给接受赔偿要求收据，并在赔偿要求登记簿内编号登记。
第四十四条 货运事故按其性质和损失程度分为两等：
１．重大事故：
（１）由于货物爆炸、火灾、中毒等造成人身死亡；
（２）涉外物资、珍贵文物、尖端保密产品，发生灭失；
（３）货物损失价值在５０００元以上。
２．一般事故：
不属以上各等的事故。
第四十五条 港口对赔偿要求，要抓紧处理，一案一清，至迟在６０天内答复要求人。
港口判定属本单位责任时，应尽快赔偿结案；判明是其他单位责任时，应及时将赔偿要求的理由、申赔金额等通知责任方。责任方应在接到通知１５天内答复处理港。如拒赔时，必须提出理由和根据。逾期不复，处理港应发电催询一次，自催询之日起１５天内仍未收到答复时，处理港可对外赔付，责任单位不得拒付。
