保管人事档案应建立必要的登记和统计制度，档案编号要科学适用。要建立和坚持检查核对制度，每半年或一年核对一次档案，发现问题，及时解决，以确保档案的安全。
六、人事档案的提供利用
根据
《条例》第七章的有关规定精神，继续执行中组部《关于查阅中央管理干部档案的规定》(组通字〔1985〕39号)和我院关于查阅、借用人事档案的规定精神，凡查阅人事档案必须严格履行审批手续，并认真做好摘抄材料内容登记工作。
人事档案一般不外借。如在特殊情况下，需借用人事档案，借用时间一般不得超过一星期；若到期不能归还，要及时办理续借手续。对长期借用档案不还者，管档部门要如实向领导汇报，并建议对借档单位或个人提出通报批评。
外调接待工作要认真贯彻中组部、统战部、公安部、军委总政治部《关于调查证明材料的规定》(组通字〔79〕6号)和中组部《关于调查证明材料的规定的补充意见》(〔79〕干办字322号)精神，“如因入团、入党、参军、参加工作等政审需要了解其父母和亲属的情况时，应按《规定》的第一条第三项办理，“没有必要查阅其父母和亲属的档案”。由其父母所在单位提供有关档案材料。
七、人事档案的转递
根据
《条例》第八章规定精神，认真做好人事档案的转递工作。
(一)院属各单位管理的干部被任命、选举为中央、国务院管理的干部后，应在人事部门接到任职通知的15天内，将其档案正本清整装订完毕，上交我局做副本后，转呈中组部、人事部管理。
(二)院属各单位管理的干部被任命为本单位的领导班子成员后，应在人事部门接到任职通知的15日内，将其档案正本清整装订完毕，上交我局保存。
(三)院管干部应归档的新材料形成后，院属各单位应在15日内将其上交我局和分院归入本人档案。
(四)院属各单位领导班子成员卸任，其档案正本由我局在接到通知15日内清整完毕，退还原单位保存。
(五)人员调动后，原单位应按要求时限或在通知下发15日内，将其档案清整装订完毕转往新的主管单位保管。
人事档案应通过机要交通转递或专人送取，不准邮寄或交本人自带，不得转往非组织、人事部门和民办人才交流中心。转出的档案应完整齐全，袋内不留散材料，符合新的整理要求。
