2、登记制度。收到来信、接待来访要及时登记、编号，要求字迹清楚、内容简明扼要，几个要素特别要登记清楚：（1）来信来访时间；（2）来信来访者姓名、住址或工作单位；（3）来信来访反映的主要问题及他们的要求：（4）登记者姓名。登记后，当日送局领导批阅，重大问题要及时报告分管信访的领导，最后按照领导批示及时分类处理。重大问题、突发问题，要及时向领导汇报，如领导不在，也要及时打电话向有关领导联系，及时处理。
3、转办制度。对已登记好的来信、来访，要按照分级负责，归口办理，谁主管谁负责的原则，按照领导批示及时转交有关科室或分管领导办理；做到不错转、不漏转；如果信访内容涉及到哪个科室负责人时，此信件不能转到那个科室，而应按信访内容转到专职副书记办理。要做好保密工作，保护来信来访者。
4、立案制度。对上级交办，市领导批办以及一些涉及到几个科室的重要、疑难信访案件，信访接待人员要及时立案。在办案中要认真调查，按政策秉公办理。结案要有调查报告并有结案报告。对来信来访者的合理要求要尽量满足；该通过其他渠道解决应给群众指明方向；对群众的不合理要求，无法解决的问题也要做好说服工作、息诉工作。集体上访必须及时请局领导亲自出面妥善解决。
5、催办制度。已转给科室办理的信访事项，要求一般事项20日内结案回复，重要事项1个月回复，到时未结案的，也应向办公室和局领导报告进展情况，对到时未报结案情况或进展情况的要及时催办，否则年终考评时酌情扣分。
6、信访结案报告制度。承办上级交办件的办案时间，原则上依照交办机关的时间要求，一般信访30天，重大疑难信访2个月向交办机关回复。交办机关若无时间要求时，应在2个月内办结，并书面向交办机关报结。接到上级机关关于与本局有关的群众去京、省、市集体上访或特殊的个访和缠访的书面函告或通知后，应在规定或约定的时间内回函报结。
7、归档制度。搞好每年的来信来访记录、处理情况，信访报表、所发文件、简报、信息及上级发来涉及到本局的文件等的归档工作，归档要符合市档案局要求。
七、复信制度
1、来信内容不详的，复信通知来信人，预约时间，地点面谈。
2、转办了的来信，通知来信者，信已转到何处。
3、市信访局交办的信访问题，经调查处理后，在报告市信访局的同时，回复来信人，并告诉我们的查处意见。
