6.打印归档文件目录。
7.打印归档文件封面。
8.填写备考表 用签字笔填写，字迹工整清晰。备考内填写本盒内存文件、函件的基本情况，其中“检查人” 一栏由处室负责人签名。
9.装订入盒 档案盒侧面应按格式要求盖章，文件封面、封底及档案盒均要采用无酸纸材料。
10.类目号 在归档文件目录上正确填写类目号。如：“1.2011.1”。其中“1．”代表是文书档案（机关档案可分为六类：1.-文书档案；2.-基建档案；3.-会计档案；4.-声像档案；5.-实物档案；6. 电子档案）；“2011” 代表年度，“.1” 代表永久保存（.1-永久保存；.2-30年；.3-10年）。
四、归档文件移交
各处室将文件资料整理完成以后，连同电子版每季度初的10个工作日内向档案管理部门移交上一季度的归档文件。归档的文件必须编制移交目录，一式三份，交接双方履行签字手续，一份目录由主办处室保存，其余两份交由档案管理部门进行存档。
归档文件目录
顺序号
| 文 号
| 责任者
| 文 件 标 题
| 成文日期
| 页号
| 保管期限
| 密级
|
|
|
|
|
|
|
| |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
| | | | | | | | |
